Pensaki-Anleitung: So funktioniert der Datenimport

Der Datenimport.

Bei Pensaki gibt es verschiedene  – SSL verschlüsselte – Datenübertragungsverfahren. Eine Übertragung per EMAIL ist ausgeschlossen. Sogar bei unseren Standardbriefen  gibt es zwei Möglichkeiten Daten zu übertragen (Import + API). Dabei gelten immer die Anforderungen an die Dateninhalte und Feldlängen auf Produktebene.

Pensaki.com akzeptiert ausschließlich Datenübertragungen mit SSL-Verschlüsselung.

Grundsätzlich gibt es bei Pensaki verschiedene verschlüsselte Datenübertragungsverfahren. Eine Übertragung per EMAIL ist bei Pensaki ausgeschlossen. Bei unseren Standardbriefen (shop.pensaki.de) gibt es dabei zwei Möglichkeiten Daten sicher zu übertragen (Import + API). Dabei gelten immer die Anforderungen an die Dateninhalte und Feldlängen auf Produktebene.

so funktioniert Pensaki für Briefe in Handschrift

Der sichere – manuelle – Datenimport über die Pensaki XLS Importvorlagen eignet sich besonders für einmalige Projekte mit bis bis zu 50.000 Datensätzen. Dazu finden Sie unten weitergehende Informationen.

Über die Pensaki API können Sie alle Standardbriefe (shop.pensaki.de) direkt aus Ihrem CRM oder der Helpdesk-Lösung automatisiert übertragen. Dies reduziert die manuellen Tätigkeiten auf ein Minimum. Weitere Informationen zur Pensaki API finden sie hier.

Bei fortlaufenden Projekten sind zudem weitere (gesicherte) Verfahren möglich. Diese werden jeweils individuell abgestimmt.

Manueller Datenimport: Vorgehensweise

  • 1. Pensaki Importvorlage herunterladen

    Der Datenimport ist ausschliesslich auf Basis der Pensaki Import-Vorlagen möglich.  Die Vorlagen unterscheiden sich zwischen den Produkten. Im Falle von Geschäftskundenlösungen erhalten Sie die Vorlagen per Email zugesendet.

  • 2. Vorbereitung der Dateninhalte

    Bei der Übertragung Ihrer Daten in die Pensaki Import-Vorlage sind gewisse Anforderungen zwingend zu erfüllen, damit der Datenimport auch bei Ihnen reibungslos funktionieren kann.

  • 3. Daten-Import starten

  • 4. Fehler beseitigen

    Nach dem Import erhalten Sie automatisch eine Import-Analyse der Daten per Email zugesendet. Die fehlerhaften Daten können Sie bequem exportieren und anschließend neu importieren. Alternativ können Sie die fehlerhaften Datensätze aber auch direkt online korrigieren.

1. Standard-Importvorlagen

Die jeweils zum Produkt gehörende Importvorlage können Sie entweder hier direkt herunterladen, oder nach der Texteingabe im Bestellvorgang. Speichern Sie die Datei bitte immer ohne Umlaute oder Sonderzeichen.

Produkte haben unterschiedliche Importvorlagen.

Importvorlage: Briefkarte im Kuvert (Füllfederhalter)

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:401. Zeile UmschlagFirma Müller & Co. GmbH
Spalte_B:402. Zeile UmschlagArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:40StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:30StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:40LandDeutschland
Spalte_G:58AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

Importvorlage: Brief im Kuvert (Füllfederhalter)

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:401. Zeile UmschlagFirma Müller & Co. GmbH
Spalte_B:402. Zeile UmschlagArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:40StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:30StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:40LandDeutschland
Spalte_G:58AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

Importvorlage: Postkarte DIN Lang 500 (Kuli)

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:401. Zeile UmschlagFirma Müller & Co. GmbH
Spalte_B:402. Zeile UmschlagArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:40StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:30StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:40LandDeutschland
Spalte_G:58AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

Importvorlage: Postkarte DIN Lang 430 (Tinte)

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:301. Zeile UmschlagFirma Müller & Co. GmbH
Spalte_B:302. Zeile UmschlagArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:30StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:20StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:30LandDeutschland
Spalte_G:48AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

Importvorlage: Postkarte DIN A6 320 (Kuli)

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:301. Zeile UmschlagFirma Müller & Co. GmbH
Spalte_B:302. Zeile UmschlagArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:30StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:20StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:30LandDeutschland
Spalte_G:32AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

Bei massgeschneiderten Projekten (ab 500 Stück) erhalten Sie die Informationen per Email.

  • Ausschliesslich die Pensaki Importvorlagen können verarbeitet werden.
  • Der 1. Reiter in der XLS Datei darf nicht gelöscht werden (Lies mich!).
  • Der Dateiname der Importdatei darf keine Umlaute oder Sonderzeichen enthalten.

2. Möglichkeiten der Personalisierung

Die inhaltliche Personalisierung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor jeder Marketingkampagne. Das gilt ganz besonders für handschriftlichen Direktmailings, und zwar unabhängig davon wer hier den Füller geführt hat.

  • 1. Vollständiger Personalisierung: Erstellung einzelner Schriftstücke

    Sie können auch einzelne Briefe vollständig personalisieren, und bequem in Ihrem Warenkorb sammeln. Am Ende schließen Sie dann einfach einen Bestellvorgang mit X-Briefen ab. Hierbei können Sie die Arbeit auch jederzeit unterbrechen.

  • 2. Serienbriefe: Personalisierung der Anreden

    Die Personalisierung über die Anrede und postalische Anschrift ist Standard bei allen Pensaki Produkten. Dafür wählen Sie einfach die „Serienbrief“ Funktion aus. Anreden und Anschriften werden nach Texteingabe importiert.

  • 3. Serienbriefe mit zusätzlichen Segmenten

    Neben der Anrede können Sie über die Verwendung von Segmenten weitere inhaltliche Personalisierungen vornehmen. Auch die Personalisierung ganzer Zeilen ist auf diese Weise möglich. Über die Verwendung von {{Segmenten}} können Sie diese bequem im Text platzieren und parallel in der Importdatei hinterlegen.

Pensaki Personalisierung API Handschrift

Beispiel: Personalisierung mit zwei zusätzlichen Elementen (zur Anrede)

Zeile 1: Hier steht später die persönliche Anrede.
Zeile 2: wir wünschen Dir von Herzen alles Gute
Zeile 3: zu Deinem Geburtstag am {{bday}}!
Zeile 4: Lass Dich schön feiern und genieße
Zeile 5: Deinen Ehrentag in {{ort}}.
Zeile 6: Deine Sabine von PENSAKI.com

Die Inhalte steuern Sie direkt über den Import (siehe Spalten H und I). Sie müssen allerdings beachten, dass die Zeichenanzahl in der Summe pro Zeile eingehalten wird. Natürlich können Sie weitere Segmente definieren, achten Sie bitte nur darauf, dass diese genauso wie in der Abbildung hinterlegt werden.

Wichtig: Die Namen der Segmente dürfen keine Sonderzeichen, Grossbuchstaben oder Umlaute enthalten. Zudem beträgt die maximale Länge 8 Zeichen.  Also z.B. {{segment1}}, {{segment2}} oder {{segment3}} aber keinesfalls {{Segment_0987621201}}.

Die inhaltliche Korrektheit der Datensätze können Sie über die Vorschau-Funktion sicherstellen.

Beachten Sie bitte, dass im Falle des Versands als Dialogpost (ab 4.000 Stück) die Anforderungen der Deutschen Post AG im Hinblick auf die erforderliche Inhaltsgleichheit zu berücksichtigen sind. D.h. eine vollständige Personalisierung ist dann nicht zulässig.

3. Vorbereitung der Daten

Die Datenvorbereitung erfordert Grundkenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen with bspw. Microsoft Excel©. Importiert werden die folgenden Dateninhalte: postalische Anschriften, persönliche Anreden und weitere Personalisierungssegmente (optional).

Beachten Sie bitte diese Checkliste im Hinblick auf Ihre Daten:

  • Keine Verwendung unzulässiger Sonderzeichen wie bspw. º ‡ ¶ ¿® ©ªº∆∑¥å.
  • Keine Überschreitung der max. Zeichenanzahl pro Feld. Die Pensaki APP löscht automatisch Überlängen.
  • Keine Dateninhalte mit nicht druckbaren Zeichen. Alle Daten müssen formatfrei in die Importvorlage übertragen werden.

Vermeiden Sie WORTE & BEGRIFFE in GROSSBUCHSTABEN !

Bitte keine Firmenbezeichnungen in GROSSBUCHSTABEN.

Excel© Tipps & Tricks zur Datenvorbereitung

Kontrolle der Zeichenanzahl pro Feld → „=Länge()“ Formel

SPALTE A SPALTE B (ERGEBNIS) FORMEL IN SPALTE B
Carsten Kostermann 19 =LÄNGE(A2)
Kathleen Thielnon 17 =LÄNGE(A3)
Marion Bauerfeind 17 =LÄNGE(A4)
Monika Wilko2323 16 =LÄNGE(A5)

Felder verknüpfen – bspw. für die persönliche Anrede → „=Verketten()“ Formel

SPALTE A SPALTE B SPALTE C SPALTE C FORMEL 
1 Lieber Herr Kostermann , Lieber Herr Kostermann,
2 Liebe Frau Thielnonne , Liebe Frau Thielnonne,
3 Sehr geehrter Herr Meier , Sehr geehrter Herr Meier, =VERKETTEN(A3;“ „;B3;C3)
4 Liebe Frau Dr. Schneider , Liebe Frau Dr. Schneider,
5 Hallo Herr Merz , Hallo Herr Merz,
6
7

ABCD umwandeln in Abcd → „=GROSS2()“ Formel

Die inhaltliche Personalisierung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor jeder Marketingkampagne. Das gilt ganz besonders für handschriftlichen Direktmailings, und zwar unabhängig davon wer hier den Füller geführt hat.

SPALTE ASPALTE BFORMEL
1ABC GMBHAbc Gmbh=GROSS2(B1)
2SONNENSTUHL GmbHSonnenstuhl Gmbh=GROSS2(B2)
3ABC AGAbc Ag=GROSS2(B3)
4FRITZ + Söhne GmbHFritz + Söhne Gmbh=GROSS2(B4)
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Hallo Pensaki Team, Ich war sehr begeistert von der Qualität der Karten und was viel wichtiger ist, die Empfänger haben sich sehr darüber gefreut. Qualität der Schrift, des Materials und des Versands kann man nur mit fünf Sternen bewerten. Vielen Dank
Wir haben Pensaki im Zuge eines Direct Mailings an mehrere tausend Entscheidungsträger verwendet und die Resonanz war großartig.
Das Service ist sehr gut, sehr freundliche Mitarbeiter, die Individuellen Wünschen werden berücksichtigt. Blitzschnelle Bearbeitung und Versand.
Eine solch gute Response-Quote hätten wir nicht erwartet! Vielen Dank…
Gute Kommunikation, perfekte Betreuung – klare Empfehlung!
Es hat alles super geklappt. Der Kunde war wieder komplett zufrieden! Danke für den reibungslosen Ablauf, eure Geduld und den tollen Support!
Das Service ist sehr gut, sehr freundliche Mitarbeiter, die Individuellen Wünschen werden berücksichtigt. Blitzschnelle Bearbeitung und Versand.
…wir sind echt begeistert wie perfekt und real die Handschrift aussieht!
…leider geil!

4. Datenimport starten

Briefe in Schreibschrift vom Roboter geschrieben

Der Datenimport ist ausschliesslich über die von Pensaki für das jeweilige Produkt bereitgestellte Importvorlage möglich. Andere Dateiformate können nicht importiert werden. Nachdem Sie den Datenimport gestartet haben, werden Sie per Email über den Status-quo, Fehleranalyse und die Vorgehensweise informiert.

Die Inhalte steuern Sie direkt über den Import (siehe Spalten H und I). Sie müssen allerdings beachten, dass die Zeichenanzahl in der Summe pro Zeile eingehalten wird. Natürlich können Sie weitere Segmente definieren, achten Sie bitte nur darauf, dass diese genauso wie in der Abbildung hinterlegt werden.

Sie werden fortlaufend per E-Mail über den aktuellen Stand Ihres Datenimports informiert, inkl. etwaiger Fehlerberichte und Status-Updates. Der Versand erfolgt an die in Ihrem Profil hinterlegte E-Mail-Adresse.