Datenimport: Handgeschriebene Werbebriefe online bestellen bei Pensaki

Pensaki ist kompatibel mit FIREFOX, CHROME & SAFARI, jeweils in der aktuellsten Version.

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Die zum Format passende Importvorlage können Sie direkt im Editor herunterladen, bzw. Sie erhalten diese von uns per E-Mail. Nur diese Importvorlagen werden verarbeitet.

Für die Vorbereitung der Daten sind Kenntnisse im Umgang mit Tabellen-kalkulations-programmen zwingend erfoderlich. Fehlerhaften Daten werden vom System automatisch erkennt und zur Korrektur bereitgestellt.

Der Datenimport kann je nach Umfang auch 10 Minuten dauern. Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie eine E-Mail inkl. inkl. den Hinweisen zur weiteren Vorgehensweise.

Fehlerhafte Datensätze lassen sich einfach exportieren, damit Sie diese dann nach Korrektur erneut importieren können. Dadurch werden automatische die Fehler korrigiert.

Mit der Vorschaufunktion können Sie Ihr Mailing inhaltlich kontrollieren. Die Vorschau dient ausschliesslich der inhaltlichen Kontrolle. WIR SCHREIBEN, WAS SIE ÜBERTRAGEN.

1. Die Pensaki XLS-Importvorlage: Wichtige Hinweise

  • Die für den Datenimport erforderliche Vorlage erhalten Sie online.
  • Alle Daten müssen FORMATFREI als Text in die XLS-Tabelle eingefügt werden.
  • Alle Tipps & Tricks zur Datenvorbereitung finden Sie unten.
  • Löschen oder verschieben Sie nicht das 1. Blatt in der XLS-Importvolage.
  • Der Dateiname darf keine Umlaute oder Sonderzeichen enthalten.

2. Datenvorbereitung

2.1 Datenstruktur

Beispiel der Datenstruktur bei den Standardformaten. Pro Feld gibt es eine Höchstzahl an Zeichen inkl. Leerzeichen. Überlängen werden automatisch abgeschnitten und als Fehler ausgewiesen. In der Tabelle werden also sowohl die Daten für die postalischen Anschriften, als auch die Anreden im Text bzw. weitere Segmente zur Personalisierung importiert.

Spalte ASpalte BSpalte CSpalte DSpalte ESpalte FSpalte GSpalte H (Optional)Spalte I (Optional)Spalte J (Optional)
Adresse Zeile1: max 40 Zeichen Adresse Zeile2: max 40 Zeichen Adresse Zeile3 (Straße): max 40 Zeichen Adresse Zeile4 (PLZ): max 5 Zeichen Adresse Zeile4 (Stadt): max 35 Zeichen Adresse Zeile5 (Land): max 40 Zeichen Text Zeile1 (Anrede): max 58 Zeichen segment1segment2segment3
** DUMMY *** Dummy GmbH - 0001Hauptstraße 101067DresdenLiebe Frau Müller,
** DUMMY *** Claus Neumann Wiesenstraße 1801084DresdenLieber Herr Neumann,
** DUMMY *** Klaus Schwarz Ahornweg 1901085DresdenLieber Herr Schwarz,

Tabelle: Datenstruktur bei den Pensaki Standardformaten. Jedes Format hat eine individuelle Vorlage.

2.2 Anforderungen an die Datenqualität

Für den Import gilt es ein paar Anforderungen an die Dateninhalte zu berücksichtigen, und zwar bevor Sie die Daten in die Pensaki-Importvorlage (als TEXT/FORMATFREI) übertragen. So sind bspw. nicht alle Sonderzeichen zugelassen.

1. Begrenzung der Zeichenanzahl pro Feld

  • Die ZEICHENANZAHL INKLUSIVE LEERZEICHEN pro Feld ist begrenzt.

2. Anforderungen an Dateninhalte

  • Nicht alle Sonderzeichen sind zulässig. Unzulässige Sonderzeichen werden als Fehler dargestellt.
  • Nicht druckbare Zeichen (Steuerzeichen) werden als Fehler ausgewiesen.
  • Alle Daten müssen formatfrei als TEXT in die Importvorlage übertragen werden.

2.3 Tipps und Tricks zur Vorbereitung Ihrer Daten mit Excel©

Nicht immer können Sie das Format und den Datentyp Ihrer Daten steuern, besonders wenn Sie diese aus externen Datenquellen wie Datenbanken, einer Textdatei oder einer Webseite übertragen. Hier helfen die Excel-Funktionen SÄUBERN & GLÄTTEN bei der Datenbereinigung.

1. Die EXCEL-Funktion SÄUBERN
Mit der Excel-Funktion SÄUBERN können Sie Ihre Daten von Zeilenumbrüchen und anderen nicht druckbaren Zeichen “säubern”.
_
Formel: =SÄUBERN(A4)
Ergebnis: Alle Steuerzeichen und unbrauchbare Sonderzeichen werden entfernt.

2. Die EXCEL-Funktion GLÄTTEN
Mit der GLÄTTEN-Funktion können Sie dagegen überschüssige Leerzeichen entfernen. Mit der Excel GLÄTTEN Funktion können Sie also zusätzliche Leerzeichen entfernen, so dass nur noch ein Leerzeichen zwischen Wörtern und keine Leerzeichen am mehr am Anfang oder am Ende stehen.
_
Formel: =GLÄTTEN(A4)
Ergebnis: Überflüssige Leerzeichen werden entfernt.

SPALTE ASPALTE BFORMEL
1___Scholz GmbHScholz GmbH=GLÄTTEN(B1)
2Peter hat_____keine FreundePeter hat keine Freunde=GLÄTTEN(B2)

Felder verknüpfen – bspw. für die persönliche Anrede → “=Verketten()” Formel

SPALTE ASPALTE BSPALTE CSPALTE CFORMEL 
1Lieber HerrKostermann,Lieber Herr Kostermann, 
2Liebe FrauThielnonne,Liebe Frau Thielnonne, 
3Sehr geehrter HerrMeier,Sehr geehrter Herr Meier,=VERKETTEN(A3;" ";B3;C3)
4Liebe Frau Dr.Schneider,Liebe Frau Dr. Schneider, 
5Hallo HerrFerzer,Hallo Herr Ferzer, 

Beispiel herunterladen: xlsx-tricks-tipps-verketten.xlsx

GROSS2 wandelt jeweils das erste Zeichen in Großbuchstaben um. Auch Umlaute werden korrekt umgewandelt.

RohdatenKorrekturen mit GROSS2FORMEL
James SMITHJames Smith=GROSS2(B1)
John JOHNSONJohn Johnson=GROSS2(B2)
ROBERT WILLIAMSRobert Williams=GROSS2(B3)
Michael BROWNMichael Brown=GROSS2(B4)

Beispiel herunterladen: xlsx-tricks-tipps-gross2.xlsx

Damit eine führende Null im reinen Text-Format nicht verloren geht, braucht man diese Formel. Somit bleibt die führende Null, bspw. bei einer Postleitzahl, auch im Text Format erhalten.

PLZStadtPLZ als TXTFormelSpalte C als Werte eingefügt
01067Dresden01067=TEXT(A2;"00000")01067
01945Senftenberg01945 01945
2763Zittau02763 02763
1067Dresden01067 01067

Die TEXT-Funktion konvertiert Daten in Text. Hier ist die Formel: =TEXT(C1;”TT.MM”) – am Ende einfach nur noch die Ergebnisse kopieren und mit “Einfügen als”  … “Werte” in die Importvorlage kopieren. Alternative Formeln sind entsprechend: =TEXT(C1;”TT.M”) bzw. =TEXT(C1;”TT.MMMMMMMMMMM”)

Rohdaten=TEXT(A2;"dd/mm/yy")=TEXT(A2;"dd/mm")=TEXT(A2;"mmdd")=TEXT(A2;"dd. mmmmmm")
Dienstag, August 12, 184512/08/184512/08081212. August
14-08-201914/08/201914/08081414. August
14. August 201914/08/201914/08081414. August
15/5/1015/05/201015/05051515. Mai

Kontrolle der Zeichenanzahl pro Feld → “=Länge()” Formel

StraßennameHausnummerVerkettung A + BAnzahl Zeichen (inkl. Leerzeichen) mit LÄNGEFormel SPALTE DValidierung max. Länge 20 Zeichen
Hauptstraße12Hauptstraße 1214=LÄNGE(C2)
Schulstraße13Schulstraße 1314
Gartenstraße14Gartenstraße 1415
Dorfstraße15Dorfstraße 1513

3. Datenimport starten

Import starten für Briefe in Handschrift von Pensaki

Sobald Ihr Datenimport abgeschlossen ist, erhalten Sie ein E-Mail mit dem Ergebnis der Analyse. Das kann je nach Datenumfang auch 10 Minuten dauern. Folgen Sie bitte den Hinweisen um Ihre Fehler bequem zu korrigieren.

4. Datenfehler korrigieren

Alle Datenfehler müssen korrigiert werden, damit die Bestellung abgeschlossen werden kann. Jede Abweichung von den oben aufgeführten Anforderungen an die Datenqualität führt automatisch zu einem Fehler.

1. Alternative: Fehler manuell korrigieren

Bei wenigen Fehlern ist das die schnellste Methode, d.h. Sie verbessern die Fehler bequem online in den rot markierten Feldern.

1. „EDITOR“ klicken

Briefe in Handschrift als Serienbrief mit Pensaki

2. Rot markierte Felder klicken...

Briefe in Handschrift als Serienbrief mit Pensaki

3. "SICHERN" klicken

Briefe in Handschrift als Serienbrief mit Pensaki

Alternative 2: Korrekturen in XLS-Datei

Wenn Sie mehr als 10 Fehler haben, bietet sich diese Alternative an. D.h. Sie exportieren dabei NUR die fehlerhaften Daten. Nach der Korrektur der Fehler können Sie diese Datei dann einfach erneut importieren. Das Ergebnis: diese Fehler werden mit dem neuen Datensatz überschrieben.

1. "Download report" klicken

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2. Korrekturen in XLSX-Datei

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3. "Start Import" klicken

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1. "Download report" klicken

Briefe in Handschrift als Serienbrief mit Pensaki

2. Korrekturen in XLSX-Datei

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3. "Start Import" klicken

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5. Inhaltliche Kontrolle mit Vorschau

Bitte überprüfen Sie immer sorgfältig die Richtigkeit aller Inhalte, denn Pensaki schreibt Ihre Briefe in Handschrift ohne Korrekturen der Daten. D.h. die freundlichen Roboter schreiben Ihre Inhalte inkl. aller Fehler.

Roboter haben eine Handschrift - bei Pensaki
briefe kann man bei Roboter schreiben lassen - von Robotern