So funktioniert der Datenimport von Anreden, Adressen & Co.

So funktioniert der Datenimport von Anreden, Adressen und weiteren Segmenten

Alle Daten müssen formatfrei im Text-Format bereitgestellt werden

Die zum Format passende Importvorlage können Sie entweder hier direkt herunterladen, oder nach der Texteingabe im Bestellvorgang. Die Importvorlagen sind zwingend erforderlich.

Die Vorbereitung der Daten erfordert ein paar Grundkenntnisse im Umgang mit Tabellen- kalkulations-programmen. Importiert werden die folgenden Dateninhalte: postalische Anschriften, persönliche Anreden und weitere Segmente zur Personalisierung.

Der Datenimport kann je nach Umfang auch 10 Minuten dauern. Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie eine E-Mail inkl. inkl. den Hinweisen zur weiteren Vorgehensweise.

Diese Fehlerursachen sind möglich: zu viele Zeichen in einer Zeile, unzulässigen Zeichen bzw. unzulässige Sonderzeichen wie bspw. ® ø ḫ Ȧ ƒ © « ∂ º π etc., Daten beinhalten “nicht druckbare” Zeichen (Absatzmarke oder Tabulatoren etc.).

Nachdem Sie die fehlerhaften Daten exportiert haben, können Sie alle Fehler bequem korrigieren und anschließend diese Daten importieren. Dadurch werden automatisch die fehlerhaften Daten überschrieben. Sie müssen also nicht alle Daten erneut importieren!

Mit der Vorschaufunktion können Sie Ihr Mailing inhaltlich kontrollieren. Hier können Sie Ihre Briefe mit auch als PDF exportieren. Die Vorschau dient ausschliesslich der inhaltlichen Kontrolle.

1. Pensaki XLS-Importvorlagen verwenden

  • Die für das Format erforderliche XLS-Importvorlage wird im Bestellprozess bereitgestellt.
  • Der 1. Reiter in der XLS Datei darf nicht gelöscht werden (Lies mich!).
  • Ändern Sie NICHT die Reihenfolge der ersten beiden Blätter/Reiter in der Datei!
  • Der Dateiname der Importdatei darf keine Umlaute oder Sonderzeichen enthalten.

Importvorlage: Brief im Kuvert (Füllfederhalter)

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:401. Zeile UmschlagFirma Müller & Co. GmbH
Spalte_B:402. Zeile UmschlagArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:40StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:30StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:40LandDeutschland
Spalte_G:58AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

Importvorlage: Briefkarte400 im Kuvert

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:401. Zeile UmschlagFirma Müller & Co. GmbH
Spalte_B:402. Zeile UmschlagArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:40StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:30StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:40LandDeutschland
Spalte_G:58AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

Importvorlage: Postkarte DIN Lang 430 (Tinte)

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:321. Zeile AdresseFirma Müller & Co.
Spalte_B:322. Zeile AdresseArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:32StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:22StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:32LandDeutschland
Spalte_G:43AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

Importvorlage: Postkarte DIN A6 320 (Kuli)

Max.PositionBeispiel
Spalte_A:321. Zeile AdresseFirma Müller & Co. GmbH
Spalte_B:322. Zeile AdresseArmin Müller (persönlich)
Spalte_C:32StrasseMüllerweg 12
Spalte_D:10PLZ45468
Spalte_E:22StadtMülheim an der Ruhr
Spalte_F:32LandDeutschland
Spalte_G:32AnredeLieber Herr Müller,
Importvorlage laden

2. CRM-Daten übertragen & optimieren

Die Datenvorbereitung erfordert Grundkenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen with bspw. Microsoft Excel©. Importiert werden die folgenden Dateninhalte: postalische Anschriften, persönliche Anreden und weitere Personalisierungssegmente (optional).

Beispiel: Perfekte Datenqualität (Anschrift)

Mustermann & Söhne GmbH
Marina Mustermann (persönlich)
Musterbergalle 12
04123 Musterstadt

Beispiel: Schlechte Datenqualität (Anschrift)

MUSTERMANN & SÖHNE ¹ GmbH
marina ²  MUSTERMANN ¹ ,
Musterbergalle 12
4123
³ MUSTERSTADT ¹

Wichte Tipps/Empfehlungen zur Vorbereitung der Daten:
¹  = Verzichten Sie möglichst auf GROSSBUCHSTABEN (Empfehlung – keine Pflicht)
²  = Kleinschreibung? (Empfehlung – keine Pflicht)
³ = fehlende Null in PLZ = keine Zustellung! (PFLICHT!

1. Max. Zeichenanzahl pro Feld

2. Dateninhalte

  • Nicht alles Sonderzeichen sind zulässig, so wie bspw. º ‡ ¶ ¿® ©ªº∆∑¥ und å. Die nicht kompatiblen Sonderzeichen werden nach dem Datenimport als fehlerhaft dargestellt und müssen korrigiert bzw. gelöscht werden.
  • Alle Daten müssen formatfrei als Txt in die Importvorlage übertragen werden. Dateninhalte mit nicht druckbaren Zeichen werden ebenfalls als Fehler dargestellt.

Nicht immer können Sie das Format und den Datentyp Ihrer Daten steuern, besonders wenn Sie diese aus externen Datenquellen wie Datenbanken, einer Textdatei oder einer Webseite übertragen. Stellen Sie bitte unbedingt sicher, dass Sie Ihren Datensatz vor dem Import vollständig mit diesen Excel-Funktionen bereinigen:

Die Excel-Funktionen SÄUBERN & GLÄTTEN zur Datenbereinigung

1. Die EXCEL-Funktion SÄUBERN
Mit der Excel-Funktion SÄUBERN können Sie Ihre Daten von Zeilenumbrüchen und anderen nicht druckbaren Zeichen “säubern” -> Formel: =SÄUBERN(A4) ; bzw. =CLEAN(A4)
Sämtliche Steuerzeichen und unbrauchbare Sonderzeichen werden so bequem entfernt.

Formel: =SÄUBERN(A4) ; bzw. =CLEAN(A4)

2. Die EXCEL-Funktion GLÄTTEN
Mit der GLÄTTEN-Funktion können Sie dagegen überschüssige Leerzeichen entfernen. Mit der Excel GLÄTTEN Funktion können Sie also zusätzliche Leerzeichen entfernen, so dass nur noch ein Leerzeichen zwischen Wörtern und keine Leerzeichen am mehr am Anfang oder am Ende stehen.

Formel: =GLÄTTEN(A4) bzw.   =TRIM(A4)

Kontrolle der Zeichenanzahl pro Feld → “=Länge()” Formel

SPALTE ASPALTE B (ERGEBNIS)FORMEL IN SPALTE B
Carsten Kostermann19=LÄNGE(A2)
Kathleen Thielnon17=LÄNGE(A3)
Marion Bauerfeind17=LÄNGE(A4)
Monika Wilko232316=LÄNGE(A5)

Felder verknüpfen – bspw. für die persönliche Anrede → “=Verketten()” Formel

SPALTE ASPALTE BSPALTE CSPALTE CFORMEL 
1Lieber HerrKostermann,Lieber Herr Kostermann, 
2Liebe FrauThielnonne,Liebe Frau Thielnonne, 
3Sehr geehrter HerrMeier,Sehr geehrter Herr Meier,=VERKETTEN(A3;" ";B3;C3)
4Liebe Frau Dr.Schneider,Liebe Frau Dr. Schneider, 
5Hallo HerrFerzer,Hallo Herr Ferzer, 

ABCD umwandeln in Abcd → “=GROSS2()” Formel

SPALTE ASPALTE BFORMEL
1ABC GMBHAbc Gmbh=GROSS2(B1)
2SONNENSTUHL GmbHSonnenstuhl Gmbh=GROSS2(B2)
3ABC AGAbc Ag=GROSS2(B3)
4FRITZ + Söhne GmbHFritz + Söhne Gmbh=GROSS2(B4)
Die TEXT-Funktion konvertiert Zahlen in Text

Mit der TEXT-Funktion von Microsoft Excel© ist das leicht möglich. Die TEXT-Funktion konvertiert Zahlen in Text. Hier ist die Formel: =TEXT(C1;”TT.MM”) – am Ende einfach nur noch die Ergebnisse kopieren und mit “Einfügen als”  … “Werte” in die Importvorlage kopieren. Alternative Formeln sind entsprechend: =TEXT(C1;”TT.M”) bzw. =TEXT(C1;”TT.MMMMMMMMMMM”)

Damit eine führende Null im reinen Text-Format nicht verloren geht, braucht man diese Formel. Somit bleibt die führende Null, bspw. bei einer Postleitzahl, auch im Text Format erhalten.

SPALTE ASPALTE BFORMEL
1012345012345=TEXT(A1;"00000")
2012345012345=TEXT(A2;"00000")
3012345012345=TEXT(A3;"00000")
4012345012345=TEXT(A4;"00000")

Mit der Excel GLÄTTEN Funktion lassen sich zusätzliche/überflüssige Leerzeichen aus einem Text einfach entfernen, so dass nur noch ein Leerzeichen am Anfang bzw. zwischen Wörtern oder am Ende eines Textes stehen.

SPALTE ASPALTE BFORMEL
1___Scholz GmbHScholz GmbH=GLÄTTEN(B1)
2Peter hat_____keine FreundePeter hat keine Freunde=GLÄTTEN(B2)

Sobald Ihr Datenimport abgeschlossen ist, erhalten Sie ein E-Mail mit dem Ergebnis der Analyse. Das kann je nach Datenumfang auch 10 Minuten dauern. Folgen Sie bitte den Hinweisen um Ihre Fehler bequem zu korrigieren.

3. Falsche Daten korrigieren

  • 1. Zu viele Zeichen in einer Zeile

  • 2. unzulässige Zeichen/Sonderzeichen

    wie bspw. ® ø ḫ Ȧ ƒ © « ∂ º π etc.

  • 3. Nicht druckbaren Zeichen

    z.B. nicht druckbaren Zeichen wie Leerzeichen, Absatzmarke oder Tabulator  etc.

Fehlerkorrekturen Alternative 1: Direkte Online Korrektur der Fehler

Bequeme Online Korrektur fehlerhafter Daten
  1. 1. Klicken Sie unten auf „EDITOR
Editor: Mehrere Zeilen mit der Umschalt-Taste auswählen
  1. 2. Korrigieren Sie alle rotmarkierten Felder direkt in der Tabelle
  2. 3. Sichern

Fehlerkorrekturen Alternative 2: Export der fehlerhaften Daten & Import der Korrekturen

  1. 1. Klicken Sie auf „Download fehlerhafte Daten
  2. 2. Korrigieren Sie alle Fehler in der Datei
  3. 3. Importieren Sie die Datei

Somit werden automatisch die fehlerhaften Daten überschrieben. Es ist also NICHT erforderlich den ganzen Datensatz erneut zu importieren.

4. Kontrolle mit Vorschau

Bitte überprüfen Sie immer sorgfältig die Richtigkeit aller Inhalte, denn Pensaki schreibt Ihre Briefe in Handschrift ohne Korrekturen der Daten. D.h. die freundlichen Roboter schreiben Ihre Inhalte inkl. aller Fehler.

Die Vorschau dient ausschliesslich der inhaltlichen Kontrolle. Wie das Endergebnis aussehen wird, können Sie jederzeit in unserem Showroom sehen.

Klicken Sie dafür einfach VORSCHAU, entweder am Ende der Seite oder aber direkt im Warenkorb. Dafür einfach auf den Brief klicken.

briefe kann man bei Roboter schreiben lassen - von Robotern
Roboter haben eine Handschrift - bei Pensaki